Não faça um relatório, conte uma história

O que mais gosto no cinema americano é a preocupação que eles têm em engajar a audiência. Nem sempre a história é boa e muitas vezes ela nem sequer engaja. Mas o fato é que eles têm uma fórmula feita para funcionar. Têm filmes que têm quase 4 horas de duração e você fica triste quando acaba. Isso acontece porque a história é boa e, também, bem contada. Por outro lado, também tem aquela boa história, que acaba não sendo bem contada e, assim, transforma-se em um filme chato.

Em geral, quando pensamos em relatórios de resultados, pensamos em números depois de números, tabelas e gráficos complexos, informação maçante e cansativa. Se fosse um filme, seria um filme chato. Na verdade, esse é um erro de entendimento e, consequentemente, de execução.

Quando colocamos como objetivo contar uma história que engaje e explique fatos, e não simplesmente aglomeramos dados, a apresentação de um relatório deixa de ser monótona, para se tornar útil, agradável e gerar insights.

Confira a seguir 10 coisas que não se deve fazer ao realizar um relatório de resultados, e comece a se preocupar em engajar sua audiência durante a apresentação:

1. Seguir um template e apenas preencher dados.

Relatório é diferente de dashboard diário. A sequência de slides a serem apresentados não pode já estar preestabelecida. Ela deve seguir uma lógica de storytelling. Antes de sair fazendo o report, é importante investigar e ter clareza do que aconteceu no período analisado, para então saber o que se quer explicar para a audiência.

2. Confundir informação gerencial com pouca informação.

Como dito anteriormente, quando um filme é bom, mesmo que tenha quatro horas de duração, fico triste quando acaba. Quando um filme é chato, uma hora e meia parece um dia inteiro. Não necessariamente um analista quer ver muitos slides e um diretor poucos. Se a história é consistente, a comunique, nunca esquecendo, claro, quem é sua audiência.

3. Ignorar o perfil da audiência.

A história precisa ser boa, seja para quem você for contá-la. Mas, provavelmente, a história para o presidente da empresa não será a mesma que para o analista de marketing. Pense nisso de forma premeditada e leve a apresentação correta para cada ocasião.

4. Achar que só o conteúdo é o que vale.

A atenção ao detalhe e a preocupação com a forma são fundamentais. Manter consistência no tamanho e tipo de fontes, alinhamentos e demais elementos da apresentação faz a diferença e ajuda não só a explicar melhor os fatos, mas também dá credibilidade à apresentação.

5. Escrever em bullets o que já está nos gráficos e tabelas.

Escreva suas conclusões nos bullet points. Conclusão não significa somar números que já estão em um gráfico e apresentar o consolidado em um bullet point. Concluir significa ligar os pontos, olhar para as informações apresentadas e saber buscar dados que confirmem uma hipótese. Aliás, se não há hipótese, nem tem o que concluir.

6. Abrir um slide e não saber o que dizer sobre ele.

“Ahnn, então, deixa eu ver aqui…”. Cada slide deve contribuir para a história que está sendo contada. Além disso, é preciso se preparar e saber o que dizer previamente, e não simplesmente abrir uma tabela e começar a ler linha a linha os seus números, como se fosse um locutor de bingo.

7. Apresentar dados sem base de comparação.

Se não comparamos, o interlocutor não tem clareza se o número apresentado no período é bom ou ruim. Simples.

8. Não saber identificar os pontos mais relevantes a serem explicados.

É preciso saber interpretar um conjunto de dados e destacar na explicação as oscilações significativas sobre métricas relevantes, para então conduzir a história contada da maneira desejada.

9. Deixar a revisão para a última hora.

Nada é tão constrangedor (numa apresentação de resultados) quanto uma tabela com um conjunto de números em que a soma do total apresentada não bate com os valores listados. Além disso, ao revisar o relatório, pense no que você vai dizer a cada slide no momento da apresentação.

10. Dividir partes sem alinhar a narrativa.

Lembre-se que você está contando uma história e não mostrando um aglomerado de dados. Quando mais de uma pessoa está envolvida, antes de sair dividindo as seções e quem faz o que, é importante que todos discutam sobre os resultados, o que será contado e de que forma. Só assim a narrativa ganhará lógica na hora da apresentação.